Programma ‘versterking veiligheidscultuur’

veiligheidscultuurBinnen ons programma “Versterking Veiligheidscultuur; ambitieus, geloofwaardig en praktisch” hebben wij gekozen voor een fasegerichte aanpak. Het doel, en naar onze mening ook het nut van deze aanpak is, dat een organisatie gemakkelijk en op basis van eigen wensen in dit proces kan instromen.

Samengevat bestaat onze aanpak uit een 5-tal stappen (zie het schema op de volgende pagina). Elke stap biedt de organisatie de mogelijkheid om op basis van een go/no-go beslissing de volgende fase in te gaan.

Stap 1: Bepalen huidige situatie, vaststellen ambitie

Vaststellen van de huidige situatie in uw organisatie

De eerste stap in het programma betreft het vaststellen van de huidige situatie in uw organisatie. Hiervoor hebben we een scala aan onderzoeksmethoden ter beschikking. Uit onze ervaring met diverse organisaties blijkt dat een beknopt onderzoek in de vorm van een vragenlijst, gecombineerd met interviews, observaties en documentenanalyse in de praktijk zeer succesvol is. Deze werkwijze biedt, naast het verzamelen van verschillende organisatiegegevens, ook een praktische duiding met verhelderende voorbeelden van de huidige veiligheidscultuur. Ook bieden wij de mogelijkheid om in een beperkt aantal korte workshops op strategisch, tactisch en operationeel niveau gezamenlijk te bepalen wat de sterkten en zwakten van de veiligheidscultuur van de organisatie zijn en welke ambities u heeft voor verdere verbetering van de veiligheidscultuur in uw organisatie.

Managementworkshop gericht op vaststellen ambitie, persoonlijk leiderschap en betrokkenheid van het management

AdviSafe presenteert de resultaten van de 0-meting in een workshop voor het management. De thema’s in de 0-meting en management workshop zijn:

  1. Zichtbaar leiderschap
  2. Risicomanagement en veiligheid
  3. Milieu, Gezondheid en Welzijn
  4. Competenties en veiligheidsbewustzijn
  5. Incidentonderzoek
  6. Aansturing van en samenwerking met aannemers
  7. Continue verbeteren – leervermogen
  8. Communicatie en betrokkenheid
  9. Onderhouds- en verandermanagement (Management of Change)
  10. Ambitie versus huidige situatie

De workshop geeft inzicht in de rol die het management kan oppakken, hoe men (persoonlijk) commitment kan laten zien en wat de ‘stip op de horizon’ is voor de organisatie.

Stap 2: Communicatie en verbeterplannen opstellen

Communicatie

In deze stap is het zichtbare leiderschap en de betrokkenheid van het management nadrukkelijk aan de orde. Dit betekent dus dat, als u het vertrouwen van uw medewerkers wilt winnen, u zelf ook vertrouwen moet geven. Tevens is het belangrijk om zichtbaar te handelen, door elke stap die wordt uitgevoerd in dit proces duidelijk te communiceren, bijvoorbeeld door een communicatiecampagne op te zetten. Daarnaast kunt u aansluiten bij bestaande communicatie- en overlegstructuren, of u kunt specifieke communicatie-uitingen opzetten. AdviSafe kan u hierbij ondersteunen. Wij hebben kennis en ervaring in het organiseren van dergelijke campagnes.

Een aantal belangrijke onderwerpen om bij het zetten van de eerste stappen te communiceren zijn:

  • Aankondiging 0-meting
  • Terugkoppeling resultaten
  • Communicatie ‘stip op de horizon’
  • Communicatie over plan van aanpak

Opzetten structuur en plan van aanpak

Op basis van de managementworkshop en de vastgestelde ambities ontwikkelt de organisatie een concreet verbeterplan. Wij kunnen dit proces ondersteunen, faciliteren en deskundige inhoudelijke inbreng leveren. Onze voorkeur is dat de organisatie zelf leidend is in dit proces. Op deze wijze laat u aan de medewerkers zien dat veiligheid echt prioriteit heeft. Uiteraard kan AdviSafe, gebaseerd op ervaringen uit eerdere projecten, in meer of mindere mate gedetailleerde voorstellen doen.

Wij bieden ondersteuning met behulp van een concrete ‘Plan-Do-Check-Act’ aanpak voor het verbeteren van de veiligheidscultuur in uw organisatie. Onze aanpak sluit aan bij het vaststellen van afdelings- of persoonlijke KPI’s. Indien gewenst kunnen wij ondersteuning bieden bij het monitoren van de voortgang daarin.

Stap 3: Implementatie: Training, Workshops

Op basis van de resultaten van de 0-meting en de vastgestelde ambitie voor het verbeteren van uw veiligheidscultuur kiest u voor een aantal interventies. Interventies kunnen bijvoorbeeld bestaan uit de volgende onderdelen:

  1. Planmatig oplossen van knelpunten die tijdens de 0-meting zijn geïdentificeerd. Hiermee laat het management zien dat het de zorgen van de medewerkers serieus neemt en daar naar handelt. Adequate communicatie is in deze fase essentieel voor het ingezette veranderproces.
  2. Verbeteren van het functioneren van het Veiligheidsmanagementsysteem, indien daarin optimalisatiemogelijkheden zijn geïdentificeerd.

Gedrags- en cultuurverbeteringen. Dit is in veel organisaties een belangrijk onderdeel van het verbeterplan. De nadruk zal liggen op inzetten van training- en coachinginstrumenten om houding en gedrag van operationele medewerkers en leidinggevenden te beïnvloeden. Afhankelijk van uw specifieke behoefte bieden we train-the-trainer programma’s aan of verzorgen we zelf deze trainingen voor u. Alle trainingen worden in overleg en op maat ontwikkeld.

Enkele voorbeelden van mogelijke trainingen:

  1. Het herkennen van risico’s en gevaren door het doen van observaties op de werkplek

Beide modules hebben tot doel om het basisproces van risico’s te herkennen en te bevorderen om er wat aan te doen. Als je niet weet wat je kan overkomen, dan kun je daar ook niet op anticiperen.

  1. Incidentenonderzoek en – analyse

Als je niet in staat bent de achterliggende oorzaken van incidenten te identificeren, blijf je uiteindelijk ‘branden blussen’. Een gedegen aanpak van informatie-verzameling, gevolgd door een gestructureerde analyse, leidt tot heldere rapportage waardoor het mogelijk wordt proactief te handelen.

  1. Zichtbaar leiderschap, verbeteren van toezicht, veiligheidsbewustzijn, en omgaan met overtredingen

Deze vier modules zijn geïnspireerd op het Hearts & Minds-programma, zoals dat in opdracht van Shell door de Universiteit van Leiden is ontwikkeld. Deze modules hebben tot doel om de niet-technische leiderschaps-kwaliteiten van managers en andere medewerkers te verbeteren, risico’s beter te onderkennen, te begrijpen en daar naar te handelen. Het voorkomen van incidenten op basis van het voorkomen van overtreden van regels en procedures.

Stap 4: Evaluatie

Voortgangsmonitoring

Tijdens de implementatiefase kunnen we met u een monitorprogramma inrichten om periodiek (maandelijks of per kwartaal) te meten in hoeverre er sprake is van veranderingen in gedrag en/of houding van uw medewerkers. We kunnen hiervoor steekproefgewijs korte (gevalideerde) vragenlijsten via online onderzoek uitzetten en analyseren. Een andere mogelijkheid is om  door middel van observatieprogramma’s het gedrag van medewerkers te monitoren. Samen met u bekijken we welke methode het meest aansluit bij uw bedrijfsvoering.

Evaluatie

Het is nuttig om na afloop van een langere periode uitgebreider te evalueren wat de effecten zijn van de voor het verbeteren van uw veiligheidscultuur uitgevoerde interventies. We kunnen deze evaluatie op verschillende manieren vormgeven: van workshops tot uitgebreid vragenlijstonderzoek. Op basis van de resultaten van de evaluatie bepalen we samen met u of en welke vervolgstappen gewenst zijn.

Mogelijke training en workshop-modules

De hieronder genoemde modules geven een overzicht van trainingen die we voor u kunnen organiseren. Natuurlijk is het ook mogelijk om deze modules in een train-the-trainer omgeving te organiseren, waarbij u de uiteindelijke uitvoering in eigen hand neemt. Deze aanpak wordt ‘tailor made’ op basis van bestaande modules ontwikkeld. Indien gewenst kunnen wij samen met u andere specifieke trainingen op maat ontwikkelen.

Onderwerp Dag- delen Niveau
Veiligheidsleiderschap (op maat) 2-4 Strategisch
Combinatiepakket H&M (Verbeteren supervisie, omgaan met overtredingen, Risicobeoordelings-matrix, veranderingen blijvend maken, situatiebewustzijn in 5 minuten, de regel van 3) 2 Tactisch
Werkplek Dialoog 2 Tactisch, Operationeel
Taak Risico Analyse 2 Tactisch, Operationeel
Systematisch Incident Onderzoeksmethodiek 2 Strategisch, tactisch, operationeel
Werkplek Observatie 1/2 Tactisch
Werkplek Beheersing 1/2 Operationeel
Risico’s herkennen 1 Tactisch, Operationeel
Tripod Incidentenonderzoek & Analyse 8 Strategisch, Tactisch

“Het Crisis Management team van AdviSafe heeft ons op een hoger niveau van (crisis) preparatie gebracht.”

Operations Manager Tullow Oil Netherlands